Procedimiento de Reconstrucción de expedientes judiciales tras el Incendio de la Ciudad de la Justicia

1. Reconstrucción de autos: una solución a una situación excepcional
El procedimiento de Reconstrucción de Autos se encuentra regulado en los Art. 232 a 235 LEC, una situación claramente excepcional, la desaparición o mutilación de cualquier tipo de actuación judicial, delimitando, a estos efectos, un procedimiento para intentar, en la medida de lo posible, su reconstrucción.

De las actuaciones judiciales queda constancia en los autos, de modo que de toda ellas existe bien una aportación del original o copia de los documentos o justificantes que, por su naturaleza, así puedan configurarse, o bien se efectúa una plasmación documental, a través de las distintas modalidades que permite el ordenamiento. De todas estas actuaciones responde, con carácter general, el Secretario Judicial, siguiendo las reglas establecidas en la LEC .

1º) Debe tenerse presente lo dispuesto en los arts. 145 y siguientes de la LEC , que atribuyen la fe pública judicial y la función de documentación de las actuaciones al Secretario Judicial, de manera que éste dará fe, por sí o mediante el registro correspondiente, de cuyo funcionamiento es responsable, de la recepción de escritos con los documentos y recibos que les acompañan, y asimismo dejará constancia fehaciente de la realización de actos procesales en el tribunal o ante éste y de la producción de hechos con trascendencia procesal (art. 145).

En el marco de esta función, el secretario documentará, mediante actas, diligencias y notas, las actuaciones procesales que no consistan en escritos y documentos (art. 146.1). Si de acta se trata, se recogerá en ella todo lo actuado, con la necesaria extensión y detalle, salvo que se trate de actuaciones que deban registrarse en soporte apto para la grabación y reproducción, en cuyo caso el acta se limita a consignar los datos relativos al tiempo y al lugar de realización de las actuaciones, las peticiones y propuestas de las partes y las resoluciones que se adopten por el tribunal, así como las circunstancias e incidencias que no pudieren hacerse constar en el soporte (art. 146.2). Las actuaciones orales en vistas y comparecencias se registrarán en soporte apto para la grabación y reproducción del sonido y de la imagen (art. 147,I).

2º) Las grabaciones a que se refiere el art. 147,I se efectuarán bajo la fe del secretario judicial, a quien corresponde la custodia de las cintas, discos, o dispositivos en los que la grabación se hubiere efectuado, pudiendo las partes pedir, a su costa, copia de las grabaciones originales (art. 147,III).

3º) También podrán pedir, a su costa, cualquiera que acredite un interés legítimo el acceso a libros, archivos y registros judiciales que no tengan carácter reservado y pueden obtener a su costa testimonio o certificación de los extremos solicitados (art. 141).

4º) En todo caso, los autos serán formados por el Secretario Judicial, a quien corresponde su conservación y custodia, salvo el tiempo en que estuviere en poder del Juez o del Magistrado ponente u otros Magistrados integrantes del tribunal (art. 148).

En líneas generales, por tanto, existen unas normas de documentación y conservación de las actuaciones en los autos, siendo el Secretario Judicial el que ejerce esa función específica.

Sin embargo, pueden suceder determinados eventos que, lejos de la exigencia de la responsabilidad del secretario judicial o del personal que por delegación cumpla estas funciones, puedan afectar a la conservación de las actuaciones judiciales, como ha ocurrido en el caso de Valencia, con el Incendio ocurrido el pasado 10 de septiembre, y por el que una multitud de expedientes judiciales habrían quedado desaparecidos en parte,mutilados e incluso carbonizados por completo.

2. Competencia
Para llevar a cabo este procedimiento de reconstrucción de los autos, sea la misma total o parcial, será tribunal competente aquel en que la desaparición o mutilación hubiere acontecido. En consecuencia se tratará de atribuir al mismo tribunal en el que se produce la situación excepcional, la competencia para, incluso de oficio, en el momento en que tuviere noticia de este hecho, ponga en marcha el procedimiento de reconstrucción de las actuaciones.

3. Intervención del Ministerio Fiscal
El Ministerio Fiscal tiene la condición de parte en este procedimiento de reconstrucción (art. 232.2). Naturalmente se trata de una parte muy especial, por cuanto no tiene interés privado en lo que se ventila en el mismo, sino que participa en cuanto está cumpliendo la función de la defensa del interés general. Cuando la ley legitima al Ministerio Fiscal en éste o en otros procesos para ser parte, es porque considera que subyace un interés público que hay que tutelar. Como quiera que se trata de una cuestión que afecta al orden público, el legislador ha considerado necesaria la participación del Ministerio Fiscal en el mismo.

4. Iniciación del procedimiento de reconstrucción
Puede producirse la iniciación de este procedimiento de reconstrucción mediante dos vías:
a) De oficio, por el tribunal que tiene conocimiento de la desaparición total o parcial de alguna o algunas de las actuaciones judiciales.

b) A instancia de parte, entendiendo por tal quienes son partes en el proceso en el que se produce la destrucción, mutilación o desaparición de los autos, o sus herederos. La actitud de los sujetos (partes) del proceso será, en gran medida, la que servirá al éxito o fracaso de este procedimiento.

En los supuestos en que este procedimiento comienza a instancia de parte, no de oficio, la tramitación comenzará mediante un escrito de solicitud, cuyo contenido mínimo aparece descrito en el art. 233 LEC :

1º) Deberá exponerse en el escrito el momento en que ocurrió la desaparición o mutilación (cuando, señala el art. 233), con la precisión que sea posible. Lógicamente no siempre pueden tener noticias las partes del momento en que esta situación se ha producido, de ahí que se especifique por el legislador que este componente del escrito se hará constar en tanto en cuanto sea posible tener conocimiento por las partes del mismo, y si no se tiene conocimiento exacto del mismo, se hará mención del mismo con la precisión que así pueda describirse.

2º) Situación procesal del asunto. Con ello se pretende determinar el estudio procesal, el momento procesal, en que se encontraba la causa en el momento en que los hechos se producen. Las dificultades de la reconstrucción serán mayores a medida que se halle más avanzado el proceso.

3º) Los datos que conozcan y medios de investigación que puedan conducir a la reconstitución. Cuando se insta por una de las partes es más fácil que la misma pueda tener conocimiento de los datos que se han ido, poco a poco, aportando al proceso, e incluso es posible tratar de reconstruir mediante la utilización de los mismos medios de investigación que sirvieron para ir configurando los autos. Si se hubiere producido una desaparición de unas cintas magnetofónicas como prueba que evidenciara la estimación de la pretensión del actor, probablemente éste no puede aportar una copia de las mismas, pero si podría tratar de llevar a declarar al personal de la policía que realizó las grabaciones por orden del juez e incluso tratar de transcribir lo que en ellas constaba.

A este escrito se acompañarán:
1º) Documentos: las copias auténticas y privadas que se conservasen de los documentos, cuando así sea posible; si así no fuere, podrían señalarse los protocolos o registros en que obran las matrices de los mismos o en los que se hubiere realizado algún asiento o inscripción.

2º) Las copias de los escritos que hubieren presentado las partes así como las copias de las resoluciones que hubieren recaído a lo largo del proceso.

3º) Cualquier otro documento que pudiera ser útil para la reconstrucción de los autos.

Debe tenerse en cuenta, a este respecto, que en aquellos supuestos en que la desaparición, destrucción o mutilación de las actuaciones se hubiere producido por fuerza mayor, como ocurre en el caso concreto de Valencia, la colaboración de las partes, demandantes y demandados, en principio sería mayor, y por tanto, las posibilidades de reconstruir las actuaciones judiciales en sus justos términos son más factibles, que cuando se trata de supuestos en que ha intervenido la voluntad de una de las partes, dado que si actuó dolosamente, es porque no tiene interés alguno en la continuación del proceso.